Papier versus digitaal – the battle continues

Naast het inwerken en wennen aan alle inhoudelijke zaken rond de gemeenteraad is dit mijn grootste uitdaging:

De ongelooflijke berg papier.
Dat moet toch te digitaliseren zijn? Hoopvol bestelde en kreeg ik mijn iPad – in theorie alle nota’s, voorstellen, amendementen, moties en andere documenten in één apparaat bij elkaar.
De praktijk blijkt hardnekkiger dan verwacht.

Ten eerste hanteert de griffie verschillende formaten: Word-documenten, emails met tekst erin, PDF’s en een enkele keer Excel.
Ten tweede worden documenten per email toegestuurd, zodra ze beschikbaar zijn. Soms komen stukken eerst digitaal en daarna op papier, soms andersom.
En een keer per week krijgen we een nieuwsflits met linkjes naar handige documenten en dat betekent ‘klik’ linkje, ‘klik’ scherm met documentnaam, ‘klik’ downloaden, ‘klik’ terug naar nieuwsflits. En herhaal.
Ten derde is er post die niet digitaal beschikbaar is: wijkkranten, uitnodigingen, jaarverslagen en ander moois.

En dan is er de uitdaging van de iPad – die is vooral bedoeld om te consumeren. Video’s kijken, internet, spelletjes, etcetera. En officieel is ie nog niet uit in Europa dus het kopen van een applicatie vraagt om een omweg: via een tussenhandel een cadeaubon in dollars aanschaffen en die dan activeren op een apart account op de US iTunes-winkel. Maar dat is gelukt en nu heb ik onder andere Pages en Numbers gekocht en geïnstalleerd. En iAnnotate PDF.

Dat betekent dat het goed werken is op de iPad – Pages en Numbers zijn fantastisch. Werkt heel intuïtief, prachtig vormgegeven, boordevol nuttige functionaliteit. Ook iAnnotate werkt mooi – hiermee kun je PDF’s lezen en tegelijkertijd voorzien van allerlei markeringen en notities.

So far, so good om het in goed Nederlands te zeggen. Waar zit dan het probleem, sorry, de uitdaging?
In het uitwisselen van de bestanden tussen iPad en computer. Documenten gemaakt of bewerkt op de iPad kun je naar jezelf mailen (wifi) of via iTunes overzetten (snoertje). En dat maakt een andere slimme oplossing minder slim – DropBox is een applicatie waarbij je een map op de computer continue synchroniseert met een opslagplaats op het web (gratis tot een paar GB). Heb je toegang tot internet, dan heb je ook toegang tot je documenten. Dat is mooi maar zodra je een dergelijk document bewerkt op de iPad kun je het niet weer terugsturen naar DropBox. In feite moet je het dan naar jezelf emailen en later terugploppen in de DropBox-map.
Dat is een manier van werken waar je in moet groeien en dat zie ik ook wel gebeuren.
Het lastigste vind ik dat DropBox niet werkt als er geen internet is – en op het gemeentehuis is er wel draadloos internet maar je kunt er geen gebruik van maken. Zelfs niet van het account ‘zeist-bezoek’…. Erger nog: volop in het zicht van iedereen in de raadszaal staat al weken een draadloos-internet-apparaat te knipperen.
Dat is voor de pilot zeggen ze. Maar wanneer dat gaat starten, dat weet nog niemand.

Gisteren was er een raadsvergadering met een berg aan stukken. En het is me gelukt om toch zeker meer dan de helft via de iPad bij de hand te hebben. Alle moties, amendementen en zelfs een aantal onderliggende rapporten. Nu nog internet en ik kan echt overal bij!
De email om officieel toegang te mogen krijgen is al verstuurd. Kom op, gemeente Zeist, de vooruitgang is er maar wel een beetje door blijven lopen! 🙂